Velferdsmiddelguide for Studentorganisasjonene ved MH-fakultetet

SR mottar en ny bevilgning fra fakultetet 1. januar hvert år, og er ansvarlig for fordelingen av midlene blant studentorganisasjonene som søker. Fordelingen skjer på bakgrunn av søknad og kriterier som det opplyses om i dokumentet under.

Guide til velferdsmiddelsøking
Guide on how to apply for welfare funds (english version – out of date)

Hvem kan søke?

Studentorganisasjoner ved MH-fakultetet som søker midler til konkrete prosjekter eller utstyr, samt driftsutgifter på bakgrunn av aktiviteter.

Det kan søkes om:

  • Prosjektmidler.
  • Utstyrsmidler.
  • Driftsmidler.

Med prosjekt menes et arrangement eller en aktivitet over en avgrenset tidsperiode.
Utgifter for alkohol og restaurantbesøk blir ikke refundert. Det kan ikke søkes om midler til studenter som ikke går ved FMH.

Søknadsfrist:

Tildelingen av velferdsmidler skjer én gang per kalenderår:

  1. 25. november:
    • Frist for å søke om midler som skal brukes påfølgende kalenderår.
    • Frist for å levere inn refusjonsskjema fra nåværende kalenderår.
      Disse MÅ inneholde fakturaer og kvitteringer, og sendes til ftv@sr-mh.no for godkjenning.

    Søknadene skal sendes inn til ftv@sr-mh.no , og skal inneholde:

    1. Søknad:
      • Beløpet det søkes om
      • Prosjektets/ foreningens program
      • Målsetning
      • Beskrivelse av medlemsmasse: medlemstall og def. på hva som er et medlem.
      • Informasjon om eventuell søknad til og støtte fra andre institusjoner.
      • Kontaktperson med e-postadresse.
    2. Budsjett for prosjektet/ arrangementet det søkes støtte til.
      • Ved søknad om støtte til driftsmidler skal fullt regnskap for organisasjonen vektlegges.
    3. Regnskap: Balanseregnskap for foreningen (regnskap + budsjett fra foregående år).
    4. Inventarliste: Alle foreninger som søker om støtte til utstyr skal holde inventarliste over alt utstyr. Denne skal være oppdatert. SR kan forlange gjennomgang av utstyr for å sjekke at inventarlisten er korrekt.

    Søkes det penger til flere poster, vær spesifikk med søkesum til hver enkelt post. Prioriteringsrekkefølge skal være tydelig.
    For støtte til driftsmidler til foreninger kreves også aktivitetsrapport fra forrige år, og en aktivitetsplan for det kommende året (fullstendig referat fra årsmøter er ikke nødvendig).

    Budsjett og balanseregnskap skal være i samme dokument, men på hvert sitt ark. Inventarliste sendes som eget vedlegg. Søknad med resterende punkter skal være i et samlet dokument.

    Behandlingsprosedyre i SR

    Du vil få en bekreftelse på mail når søknaden er mottatt. Søkeren er ansvarlig for at søknaden er levert til tiden. Ved stor pågang, kan det ta noen dager før du får svar.

    Har du spørsmål skal disse sendes inn i god tid før søknadsfristen for å garantere svar.
    Spørsmål sendes til: ftv@sr-mh.no

    Du kan lese mer om behandlingsprosedyren og klagerett i bilaget under.

    Hver søknad vil bli gjennomgått for å se om de svarer til kriteriene, for så å godkjenne bilaget. Les bilag Kriterier velferdsmidler før du skriver søknaden.

    Utbetaling av midler

    Fakultetet er ansvarlig for utbetaling av midler. Når søknaden er godkjent skal skjema utfylles og relevante kvitteringer vedlegges. Dette skal leveres til Serviceenheten.

    • Link til skjema
    • Mail: bestillerenheten@mh.ntnu.no
    • Adresse: MTFS, 2. etasje Nord
    • Kopi skal sendes til ftv@sr-mh.no

     Man får kun refundert beløp der det er samsvar mellom kvitteringene som sendes inn og beløpet det ble søkt om.

    Ubrukte midler går til en felles pott hos SR, som deretter kan fordeles på nytt blant studentorganisasjonene ved neste utdeling.

     

    Innleveringsfrist er 25. november, både for å søke om midler for påfølgende kalenderår og for levering av refusjonsskjema fra nåværende kalenderår.

     

    Lykke til med søknaden! 🙂 

    Hilsen oss i Studentrådet MH!